Séances de sophrologie en ligne : obligations légales et bonnes pratiques
Proposer des séances de sophrologie en visioconférence crée des obligations légales supplémentaires par rapport aux séances en cabinet. Une séance vendue et réalisée à distance est un contrat à distance au sens de l'article L.221-1 du Code de la consommation, ce qui impose des CGV accessibles avant la réservation et un droit de rétractation de 14 jours pour le client. Le RGPD s'applique également aux données personnelles transmises via vos outils numériques.
En bref : La sophrologie en ligne est soumise au droit des contrats à distance (article L.221-1 du Code de la consommation), ce qui rend les CGV obligatoires et ouvre un droit de rétractation de 14 jours au client.
Les séances en ligne sont des contrats à distance
Du point de vue du droit de la consommation, une séance vendue et réalisée à distance, que ce soit par visioconférence, téléphone, ou tout autre moyen numérique, est un contrat à distance au sens de l'article L.221-1 du Code de la consommation.
Ce statut entraîne des obligations supplémentaires par rapport aux séances conclues en cabinet.
Les CGV deviennent obligatoires
Dès lors que vous vendez des prestations à distance à des consommateurs, vous avez l'obligation légale de rendre accessibles vos conditions générales de vente avant la conclusion du contrat.
Ces CGV doivent préciser l'identité du prestataire (nom, SIRET, adresse), la description de la prestation et ses modalités, le tarif TTC avec la mention de franchise de TVA si applicable, les conditions d'annulation et de report, ainsi que les informations sur le droit de rétractation.
Si votre site permet la réservation et le paiement en ligne, l'accès aux CGV doit être possible avant la validation de la commande, pas seulement dans un lien de pied de page.
Le droit de rétractation s'applique
Pour les contrats à distance, votre client dispose d'un droit de rétractation de 14 jours à compter de la conclusion du contrat, sans avoir à se justifier.
Vous pouvez déroger à ce droit pour une séance réalisée avant la fin du délai de 14 jours, à condition que le client en ait fait la demande expresse et ait accepté de renoncer à son droit de rétractation pour cette prestation. Ces deux éléments doivent être actés avant la séance.
Sans cette clause dans vos CGV et sans cet accord explicite, vous ne pouvez pas refuser le remboursement si le client se rétracte dans les 14 jours, même si la séance a déjà eu lieu.
Les données personnelles et le RGPD
Les séances en ligne impliquent la transmission de données personnelles via vos outils numériques : adresse email, historique des échanges, nom, parfois des informations de santé.
Quelques points à vérifier :
L'outil de visioconférence que vous utilisez. Zoom, Google Meet, Teams : ces outils collectent des données. Si vous utilisez un outil hébergé en dehors de l'Union européenne, vous avez des obligations de transfert de données à mentionner dans votre politique de confidentialité.
Les enregistrements de séance. Enregistrer une séance sans l'accord du client est une violation de sa vie privée. Si vous souhaitez enregistrer pour votre usage personnel, demandez un accord écrit explicite et précisez les conditions de conservation et de suppression.
Les emails et messageries. Si vous communiquez avec vos clients par email ou messagerie, ces échanges contiennent des données personnelles. Précisez dans votre politique de confidentialité combien de temps vous conservez ces communications.
Le territoire et les règles applicables
Si vous recevez des clients hors de France, en Belgique, en Suisse, au Canada, les règles applicables peuvent varier. En règle générale, le droit français s'applique dès lors que vous êtes établie en France et que votre communication est en français.
Mais si vous développez une offre internationale, il peut être utile de vérifier les règles spécifiques aux pays où vous exercez.
La facturation des séances en ligne
Les séances en ligne doivent faire l'objet d'une facture comme les séances en présentiel. La facture doit indiquer votre SIRET, la date, la nature de la prestation, le montant, et la mention de franchise de TVA si applicable.
Visible & Conforme analyse vos textes, repère les formulations à risque et génère des posts ajustés pour vos réseaux.
Questions fréquentes
Mes CGV en cabinet sont-elles suffisantes pour proposer des séances en ligne ?
Non. Les CGV destinées aux séances en cabinet ne couvrent pas automatiquement les obligations spécifiques aux contrats à distance. Vous devez ajouter au minimum les informations sur le droit de rétractation de 14 jours, les modalités de remboursement, et les conditions dans lesquelles ce droit peut être écarté si la séance a lieu avant l'expiration du délai. Si votre site permet la réservation et le paiement en ligne, vos CGV doivent être accessibles avant la validation de la commande.
Un client peut-il réclamer le remboursement d'une séance en ligne déjà effectuée ?
Oui, s'il se rétracte dans les 14 jours suivant la conclusion du contrat et que vous n'avez pas obtenu son accord exprès pour renoncer à ce droit avant la séance. Pour éviter ce risque, insérez dans vos CGV une clause demandant au client de faire la demande expresse de commencer la prestation avant la fin du délai de rétractation, et obtenez sa confirmation écrite avant chaque séance réalisée dans ce délai.
Puis-je utiliser Zoom ou Google Meet sans obligation particulière ?
Ces outils collectent des données et sont majoritairement hébergés hors de l'Union européenne. Vous devez le mentionner dans votre politique de confidentialité, indiquer la base légale du transfert de données, et préciser les garanties en place (clauses contractuelles types, décision d'adéquation). Si vous préférez éviter cette complexité, des outils hébergés en Europe comme Whereby ou Jitsi simplifient votre conformité RGPD.
Dois-je établir une facture pour chaque séance en ligne ?
Oui. Chaque séance en ligne doit faire l'objet d'une facture comportant votre SIRET, la date, la nature de la prestation, le montant, et la mention « TVA non applicable, art. 293B CGI » si vous bénéficiez de la franchise en base. Cette obligation s'applique de la même façon qu'en présentiel, quelle que soit la modalité de paiement (virement, carte, plateforme en ligne).
Mettez votre site à jour avant de vendre en ligne
Si vous venez de lancer des séances en ligne, ou si vous avez développé cette offre progressivement sans revoir votre cadre juridique, c'est le moment de vérifier que vos CGV, votre politique de confidentialité et vos mentions légales couvrent bien cette réalité.
Visible & Conforme identifie les éléments manquants ou inadaptés dans votre cadre légal.
À lire aussi :
Vérifiez vos propres textes
Visible & Conforme analyse votre site et signale les formulations à risque, avec des suggestions adaptées à votre activité.